Imediat aprobarii proiectului, echipa de implementare BEST a facut deja primii pasi pentru asigrarea uui cadru de implementare cat mai potrivit pentru derularea schimbului de tineri ce va avea loc in intervalul 11-19 August 2014 in Ramnicu Sarat. Aferent acestei perioade, mai multe aspecte au fost considerate in procesul planificarii si pregatirii activitatilor, mai ales odata cu renuntarea aprobata de catre Agentia Nationala din Romania a Vizitei de Planificare in Avans c ear fi trebuit sa se deruleze intre 1-3 August, de asemenea in Ramnicu Sarat. In lipsa acesteia o atentie deosebita a fost acordata relatiei de comunicare dintre parteneri ce s-a fundamentat in principal pe resursa online, aici unde emailul precum si facebook-ul au stat de baza dialogului structurat dintre promotori. In baza comunicarii, in etapa de pregatire a activitatilor au fost stabilite o serie de responsabilitati si indatoriri, dupa cum urmeaza:
- A fost transmis un Infopack amplu ce a continut toate detaliile relatiei de colaborare incluzand: descrierea proiectului, partenerii implicate, aspecte financiare, metodologice si practice, indatoriri, informari privitoare la siatuatia ce va fi regasita in Ramnicu Sarat, activitatile ce vor urma a fi implementate, si altele.
- Au fost transmise emailuri catre promotori ce au avut in vedere realizarea si facilitarea procesului de selectie, stabilirea unor standard si conditii in acest sens precum si modul de abordare a activitatilor de pregatire si derularea acestora;
- Au fost stabilite, programate aspectele legate de zboruri, transport, cazare, precum si responsabilitatile fiecarui promotor in derularea activitatilor pregatitoare;
- A fost realizata o promovare a activitatilor prin realizarea de postari pe pagina de facebook a AT ONIX;
- A fost realizat un blog de prezentare complex ce poate fi regasit la adresa: http://buildeuropethroughsports.blogspot.com
- A fost realizat un grup de facebook inchis in care au fost introdusi toti participantii si liderii proiectului precum si persoanele de legatura ale organizatiilor partenere: https://www.facebook.com/groups/332262660256881/
- Mediul online va contribui totodata si prin postarea de articole in cadrul siteului organizatiei: www.atonix.sperantaramniceana.ro si a blogului de initiative a tinerilor din Ramnicu Sarat: http://euramnicean.blogspot.com.
Un punct deosebit de important pentru aceasta etapa a fost constituit de pregatirea participantilor pentru schimb. In acest sens, in cadrul fiecaruia din cele 6 grupuri nationale au fost realizate intalniri de lucru, de socializare si stabilire a unor relatii de comunicare si colaborare temeinice in cadrul carora au fost detaliate aspecte privitoare la implicarea participantilor pe perioada schimbului, a liderilor de grup, oferite responsabilitati si sarcini concrete. Totodata au fost realizate prezentari ale proiectului, ale programului ERASMUS PLUS precum si istoricul colaborarii dintre parteneri.
In ceea ce priveste implicarea echipei de proiect din Romania, mentionam faptul ca in data de 25 iulie 2014 pe pagina de facebook a Asociatiei de Tineret Onix au fost publicate rezultatele procesului de selectie de catre Comisia delegate in acest sens. Astfel, echipa de implementare din Romania va fi compusa din: Rotea Emilia – Lider de Grup, Maria Constantinescu, Troscot Silviu, Dania Mahagna, Iancu Silvia, Tudor Cristian si Andreea Avram. Acestia au derulat in perioada 1-4 august intalniri de lucru in cadrul Centrului de Tineret FORTES la care au luat parte si presedintele organizatiei fiind realizata totodata si o conferinta skype la care au luat parte responsabilii de comunicare ai fiecarei organizatii promotoare. Intalnirile de lucru au avut in vedere in primul rand realizarea unei imagini complete si complexe asupra proiectului si Programului ERASMUS PLUS, impartirea de responsabilitati privitoare la procesul organizarii activitatilor precum si abordarea fiecarei activitati in mod individual in vederea stabilirii tuturor aspectelor teoretice si practice necesare, stabilirea masurilor de protective si siguranta. In acelasi timp, perioada de pregatire a insemnat pregatirea locatiei de cazare, stabilirea necesarului de resurse si achizitionarea acestora, incheierea contractelor de prestari servicii de vizibilitate, transport, cazare si masa alaturi de stabilirea de legaturi cu reprezentantii administratiei locale pentru facilitarea derularii activitatilor, inchiderea unor zone de traffic ori punerea la dispozitii a unor spatii necesare: parc, sala sporturilor, etc.
Dimensiunea de promovare a proiectului a fost intens abordata in aceasta etapa atat in mediul online cat si offline. In acest sens, Campania de promovare a constat in actiuni de utilizare a unor material informative precum: flyere, afise, roll-up, bannere, stickere, ecusoane, toate acestea fiind utilizate de catre participanti si echipa de proiect in mediul public in scopul de a crea o imagine de ansamblu asupra proiectului.
Activitatile de promovare vor continua si pe perioada schimbului iar pregatirea activitatilor a consemnat un pas important in asigurarea contextului de maximizare a rezultatelor proiectului BEST.
Florin Ceparu – Manager de proiect
Articol realizat in cadrul proiectului BUILD EUROPE THROUGH SPORTS derulat cu sprijin financiar din partea Uniunii Europene in cadrul Programului ERASMUS PLUS, Actiunea cheie 1 – Mobilitati ale tinerilor.
Niciun comentariu:
Trimiteți un comentariu